MATERI

BAB IX

PERANGKAT PERMODELAN SISTEM

Ada beberapa perangkat permodelan sistem yang digunakan dalam merancang sistem, yaitu :

1.             SYSTEM FLOWCHART

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Simbol dan Notasi Flowchart dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program dan dibagi menjadi tiga kelompok :

♦ Flow Direction Symbols ♦

Dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya.
Symbol Off-line Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain).

Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam   lembar/halaman yang sama).

♦ Processing symbols ♦

Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur
Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer).

Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang  tidak dilakukan oleh komputer).

Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa   kemungkinan jawaban/aksi).

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage).

Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program).

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan).

Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard).

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard).

♦ Input-output symbols ♦

Menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya).

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic).

Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu).

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk).

Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya).

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas).

                        Contoh Program Flowchart, seperti pada gambar dibawah ini:

2.             DATA FLOW DIAGRAM

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana (Hartono, 1999:684).

Beberapa simbol dalam DFD antara lain:

1.    External entity (kesatuan luar)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesauan luar dapat berupa:

a.    Suatu kantor, departemen, aau divisi dalam perusahaan.

b.    Orang atau sekolompok orang di organisasi tersebut.

c.    Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

d.   Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol: kesatuan luar dapat digambarkan dengan suatu notasi kotak.

  

2.    Data flow (arus data)

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:

a.    Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

b.    Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c.    Masukan untuk komputer.

d.   Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

e.    Suatu isian yang dapat dicatat pada buku agenda.

Simbol: Arus data dapat digambarkan dengan suatu panah.

  

3.    Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Simbol:

                                                                            

4.    Data store (simpanan data)

Simpanan Data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

a.    Suatu file atau database di sistem computer.

b.    Suatu arsip atau catatan manual.

c.    Suatu tabel acuan manual.

d.   Suatu agenda atau buku.

Simbol:

                 

  

3.             SYSTEM PROCEDURE DIAGRAM (FLOWMAP)

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).

System Procedure Diagram menggunakan simbol – simbol sebagai berikut :

a.    Simbol  Dokumen: digunakan untuk menggambarkan input-output berupa dokumen yang printable dan berwujud, contohnya : barang yang dibeli, KTP, KTM, email (karena printable), kwitansi dan lainnya.

b.   Simbol Proses Computer: Untuk menggambarkan jalannya sistem yang ada. Contohnya, jika kita memakai Ms. Excel atau website untuk save/insert/update/delete data, pakailah simbol ini.

c.    Simbol Proses Manual: Kegiatan proses yang di lakukan dengan manual.

d.   Garis alir: Menunjukan alir data dari atau ke proses.

e.    Simbol Data: sama halnya dengan simbol dokumen, simbol ini digunakan untuk menggambarkan input-output, hanya saja yang non-printable, contohnya data diri registrasi email, atau memberikan komentar kepada sistem.

f.     Database: Tempat penyimpanan data berbasis database.

g.    Simbol Storage: Simbol ini merupakan simbol input-output, tapi biasanya harus mempunyai panah masuk dan keluar dari proses yang sifatnya computerized (yang petak segi empat).

Aturan Membuat Flowmap

Untuk membuat sebuah analisis menggunakan flowmap seorang analis dan programmer memerlukan beberapa tahapan, diantarnya:

1.    Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2.    Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3.    Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4.    Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN.

5.    Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6.    Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati – hati.

7.    Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan
percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila
percabangannya tidak berkaitan dengan system.

4.             ENTITY RELATIONAL DIAGRAM (ERD)

Merupakan jaringan yang menggunakan susuanan data yang disimpan dari sistem secara abstrak. Tujuan dari Entity Relational ini adalah untuk menunjukkan obyek data dan relationship yang ada pada obyek tersebut. Di sampng itu Model ER ini merupakan salah stau alat untuk perancangan dalam basis data.

1.    Komponen ERD

a.     Entity: suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya. Simbol:

b.        Relationship: hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya. Simbol:

c.     Atribut: karakteristik dari Entity yang menyediakan penjelasan detail tentang entity tersebut. Simbol: 

2.    Derajat Relationship

a.    Unary (Derajat Satu): satu buah relationship menghubungkan satu buah entity.

b.    Binary (Derajat Dua): satu buah relationship menghubungkan dua buah entity.

c.    Ternary (Derajat Tiga): satu buah relationship menghubungkan tiga buah entity.

3.    Cardinality Rasio

Yaitu menjelaskan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui suatu relationship. Jenis – jenis Cardinality Rasio:

a.    Satu ke satu (One to one) 1:1, yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu berbanding satu atau hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

b.    Satu ke banyak (One to many) 1:M, yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding satu berbanding banyak atau setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c.    Banyak ke satu (Many to one) M:1, yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak berbanding satu.

d.   Banyak ke banyak (Many to many) M:M, yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua berbanding banyak berbanding banyak atau Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.

4.    Langkah – langkah membuat ERD

a.    Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh entity ynag terlibat

b.    Menentukan atribut – atribut key dari masing – masing entity

c.    Menetapkan relationship antara satu entity dengan entity lainnya beserta foreign – keynya

d.   Menentukan derajat dan cardinality rasio untuk setiap relationship

e.    Melengkapi himpunan relasi dengan atribut – atribut yang bukan kunci (non key)

5.    Contoh kasus

a.    Suatu perguruan tinggi mempunyai banyak mahasiswa. Setiap mahasiswa biasanya mengikuti beberapa mata kuliah. Setiap mata kuliah diajarkan oleh seorang dosen dan seorang dosen bisa mengajar beberapa mata kuliah. Pada entitas Mahasiswa diperlukan informasi tentang NIM, Nama_Mhs, Alamat_Mhs dan Jurusan sedangkan Mata Kuliah diperlukan informasi Kd_MK, Nm_MK, SKS, Semester sedangkan Dosen diperlukan juga informasi tentang Kd_Dosen, Nm_Dosen.

MATERI

BAB VIII

DESAIN SISTEM SECARA TERINCI

1.             DESAIN INPUT TERINCI

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.

Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.

MENGATUR TATA LETAK ISI INPUT

Tujuannya:

1)   Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

2)   Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan di suatu input.

2.             DESAIN OUTPUT TERINCI

Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah untuk output berbentuk laporan dimedia kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan berbentuk grafik atau bagan.

1)   Laporan berbentuk table.

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :

a)    NOTICE REPORT

Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuatsesederhana mungkin tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan – permasalahan yang terjadi tampak jelas sehingga dapat langsung ditangani.

b)   EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal – hal bertentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan.

c)    VARIANCE REPORT

Macam laporan ini menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.

d)   COMPARATIVE REPORT

Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan laba atau rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai – nilai elemen tahun berjalan dengan tahun – tahun sebelumnya.

2)   Laporan berbentuk grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai berikut :

a.    Bagan Batang ( bar chart )

b.    BaganGaris ( line chart )

c.    Bagan Pastel ( pie chart )

BAGAN BATANG

Nilai-nilai dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun batang-batang horizontal.

Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

-       Baik untuk perbandingan

-       Dapat menunjukkan nilai dengan tepat

-       Mudah dimengerti

Kelemahan dari batang adalah sebagai berikut :

-       Terbatas hanya pada satu titik saja

-       Spasi dapat menyesatkan

BAGAN BARIS

Pada bagian baris (line chart), variasi data ditunjukkan dengan suatu garis / kurva.

Kebaikan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

-       Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik

-       Dapat menunjukkan beberapa titik

-       Tingkat kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya

-       Mudah dimengerti

Kelemahan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

-       Bila terlalu banyak garis atau kurva (lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit

-       Hanya terbatas pada 2 dimensi

-       Spasi dapat menyesatkan

BAGAN PASTEL

Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

-       Baik untuk perbandingan sebagian dari keseluruhannya

-       Mudah dimengerti

Kelemahan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

-       Penggunaannya terbatas

-       Ketepatannya Kurang

-       Tidak dapat menunjukkan hubungan bebapa titik

-       Mudah dimengerti

Pedoman Desain Laporan

Berikut ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan suatu laporan.

1.    Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:

a.    Judul laporan.

b.    Tubuh laporan.

c.    Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.

2.    Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

3.    Untuk tiap-tiap batas tepi laporan, sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

4.    Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

5.    Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.

6.    Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit untuk dimengerti.

7.    Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” atau “-”.

8.    Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.

9.    Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.

10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

11.     Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.

12.     Laporan harus sederhana tetapi jelas.

13.     Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.

14.     Isi laporan harus akurat.

15.     Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi.

16.     Laporan harus berguna.

17.     Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

Alat – alat Desain Output terinci

Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut :

1.    Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer.

2.    Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.

MENGATUR TATA LETAK ISI OUTPUT

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart)dan kamus data  output.

Berikut ini merupakan penjelasan cara penggambaran di bagan tata letak printer.

-       Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya.

-       Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.

-       Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit-mask.

-       Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagian tata letak printer.

3.             DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL

Desain dialog layer terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antar pemakai system (user) dengan computer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.

a.    Pedoman Desain Dialog

Pedoman mendesain dialog layer meliputi:

§  Sistem harus menyediakan instruksi-instruksi untuk user.

§  Layar harus dibentu sedemikain rupa sehinggan informasi, instruksi dan bantuan selalu ditampilkan pada area yang pasti.

§  Pembatasan ide dalam satu dialog.

§  Paging dan Scrolling.

§  Berita dan instruksi harus dapat ditampilkan cukup lama.

§  Hindari pengunaan singkatan.

§  Gunakan kata yang konsisten.

b.    Strategi Dialog.

Terdapat beberapa strategi membuat dialog layar komputer:

§  Menu. Banyakdigunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif atau option atau pilihan yang disajikan kepada user. User dapat memilih pilihan di menu dengan cara menekan tombol angka atau huruf yang dihubungkan dengan pilihan tersebut.

§  Kumpulan intruksi (Instruction Set). Strategi dialog ini dilakukan dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengartikan instruksi ini serta memberikan respon jawaban.

§  Dialog pertanyaan/Jawaban (Question/Answer Dialog). Sistem akan menampilkan terlebih dahulu pertanyaan dan user menjawabnya untuk mendapatkan respon lebih lanjut dari sistem.

4.             DESAIN DATABASE TERINCI

Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap – tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum.

Elemen – elemen data di suatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di database, file – file database harus  mempunyai elemen – elemen untuk menanmpung input yang dimasukkan. Untuk dapat merancang database terinci digunakan teknik normalisasi.

5.             DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Pada desain teknologi secara umum telah ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada tahap ini adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hanya ditaksir secara kira – kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis sistem.

Setelah file – file database berhasil didesain secara rinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh sistem informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file – file database yang akan menyimpan data untuk satu periode tertentu.

6.             DESAIN MODEL DAN KONTROL SECARA RINCI

Desain model terinci mendefinisikan secara rinci urut-urutan atau langkah-langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam DAD, yang meliputi:

§  Desain Program Komputer Secara Modular

§  Alat-alat Desain Program Komputer

§  Metodologi Desain Program Komputer

§  Langkah Desain Program secara Moduler

7.             MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN SISTEM TERINCI

Laporan desain terinci bisa dipecah menjadi dua, yaitu laporan yang pertama untuk user lebih menekankan bentuk input dan output yang akan digunakan pada system informasi. Laporan yang kedua untuk programmer dan ahli-ahli teknik pendukung pengembangan sistem. Kedua laporan tersebut berisi teknis sehingga sering disebut dengan Teknical Manual.