APBO

BAB IV

SELEKSI DAN IMPLEMENTASI SISTEM

A.    SELEKSI SISTEM

Seleksi sistem adalah tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pada sistem informasi.

1.      Penyedia Teknologi

a.       Pabrik Perangkat Keras: Perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh: IBM Corporation

b.      Pabrik Perangkat Lunak: Perusahaan yang memproduksi perangkat lunak sendiri dapat berupa perangkat lunak sistem atau perangkat lunak paket aplikasi. Contoh: Microsoft Corporation.

c.       OEM Singkatan dari Original Equipment Manufacturer. OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume besar kemudian menambah nilai-nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran.

d.      Kontraktor Program Mandiri (Independent Program Contractor): Orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Berfungsi sebagai programmer diluar perusahaan pemakai program.

e.       Biro Jasa (Service Bureaus): Perusahaan jasa yang menyediakan jasa pengolahan data untuk beberapa perusahaan langganannya.

f.       Dealer: Penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan satu macam merk tertentu saja.

g.      Toko Komputer.

2.      Langkah- Langkah Menyeleksi & Memilih Sistem

Langkah-langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh pemilih sistem sebagai berikut:

a)      Memilih penyedia teknologi.

b)      Meminta proposal dari penjual. Proposal ini nantinya akan digunakan sebagai suatu dasar penilaian untuk penyedia teknologi yang paling tepat.

c)      Menyaring penjual. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi, untuk menentukan penjual mana yang memenuhi syarat.

d)     Mengevaluasi penjual yang lolos saringan. Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi.

e)      Membuat kontrak. Setelah semua proposal yang memenuhi syarat telah dievaluasi dan telah didapatkan rankingnya untuk tiap-tiap proposal, maka rekomendasi perlu diberikan kepada manajemen. Setelah manajemen memutuskan penjual mana yang menjadi pemenang maka kontrak pengadaan perangkat keras/perangkat lunak perlu dibuat. Tujuan kontrak adalah untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan dikemudian hari dan tindakan apa saja yang harus dilakukan.

B.     IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.

Langkah-langkah pada tahap implementasi sistem:

1.      Menetapkan Rencana Implementasi

Adalah untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap sistem diterapkan pada suatu organisasi.

2.      Melakukan Kegiatan Implementasi

Ada lima kegiatan yang dilakukan pada langkah ini yaitu:

1.      Pemilihan dan Pelatihan Personil

Personil-personil yang terlibat di dalam sistem informasi adalah:

a.       Tugas-tugas Input-Output Data: Personil-personil yang terlibat dalam menangani pemasukan data dan distribusi dari output.

b.      Tugas-tugas Operasi: Personil-personil yang menangani jalannya operasi pengolahan data yang tidak terlibat secara langsung dengan tugas I/O.

c.       Tugas-tugas Pemrograman: Personil-personil yang menulis program-program komputer.

d.      Tugas-tugas Analis Sistem: Personil-personil yang akan mengembangkan sistem.

Pelatihan Karyawan, dapat dilakukan dengan:

a.       Pelatihan (Training): Personil yang masuk dalam kategori ini adalah personil-personil yang akan mengoperasikan sistem yaitu mereka yang terlibat dalam tugas mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat & menjaga sistem.

b.      Pendidikan (Education): Personil-personil yang masuk dalam kategori ini adalah mereka yang membutukan & menggunakan sistem misalnya salesman, akuntan dll.Pendidikan ini lebih ditekankan pada bagaimana kerja dari sistem dan bagaimana cara mengoperasikan sistem.

2.      Pemilihan Tempat & Instalasi Perangkat Keras dan Lunak

Sistem komputer yang besar membutuhkan tempat dengan lingkungan yang lebih harus diperhitungkan. Persiapan fisik ini meliputi: AC untuk mengatur temperatur ruangan, penerangan-penerangan yang cukup, pendeteksi kebakaran, penyedia alat telekomunikasi dll. Langkah selanjutnya adalah menginstalasi perangkat keras & lunak.

3.      Pemrograman & Pengetesan Program

Pemrograman adalah kegiatan menulis kode program yang akan diproses oleh komputer. Setelah programmer selesai membuat program yang sesuai dengan desain sistem yang telah dibuat oleh Sistem Analis dan sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu, program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan.

4.      Pengetesan Sistem

Kegiatan ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

5.      Konversi Sistem

Merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan.

3.       TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI

APBO

BAB II

ANALISA SISTEM

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system informasiyang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 

Analisa Sistem Menurut Para Ahli

®    Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.

®    Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.

®    Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.

®    Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

Langkah-Langkah Analisa Sistem:                

         Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan.

         Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

1.      IDENTIFIKASI MASALAH (Identify)

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas analis system Dalam Mengidentifikasi Masalah adalah :

a.       Mengidentifikasi Penyebab Masalah. 

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.

b.      Mengidentifikasi Titik Keputusan. 

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

c.       Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci. 

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

2.      MEMAHAMI KERJA SISTEM (Understanding)

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimanaoperasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas analis system Dalam Memahami Kerja Sistem:

1.      Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

2.      Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi:

a)      Dimana penelitian akan dilakukan

b)      Apa dan siapa yang akan diteliti

c)      Siapa yang akan meneliti

d)     Kapan penelitian dilakukan

3.      Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4.      Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

5.      Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu

a)      Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

b)      Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

c)      Pengambilan sampel

d)     Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

e)      Elemen-elemen data

f)       Teknologi yang digunakan di sistem lama

g)      Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

3.      MENGANALISIS HASIL (Analyze)

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

1.      Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1.      Apa yang dikerjakan ?

2.      Bagaimana mengerjakannya ?

3.      Siapa yang mengerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1.      Mengapa dikerjakan ?

2.      Perlukah dikerjakan ?

3.      Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut :

1.      Relevance,

2.      Capacity,

3.      Efficiency,

4.      Timeliness,

5.      Accessibility,

6.      Flexibility,

7.      Accuracy,

8.      Reliability,

9.      Security,

10.  Economy,

11.  Simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

2.      Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4.      MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1.      Analisis telah selesai dilakukan

2.      Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

3.      Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

4.      Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

5.      Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.