SI Manajemen

BAB III

MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

1.      Keterbatasan Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Pada dasarnya sistem informasi manajemen adalah sistem manusia/mesin. Karena itu manusia adalah elemen penting dalam sistem pengolahan informasi.

Model dasar

Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari indra penerima (mata, telinga, hidung dsb) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluaran (secara fisik,ucapan, tulisan dsb).

Gambaran Model Manusia sebagai Pengolah Informasi

Sistem Pengolah Informasi Manusia

Sistem pengolah informasi manusia terdiri dari sebuah pengolah, indera masukan (sensory input), penggerak keluaran (motor output), dan tiga jenis ingatan-:ingatan jangka panjang (long-term memory/LTM), ingatan jangka pendek (short-term memory/S'I'M) dan ingatan luar (external memory/EML).

Sistem pengolahan bekerja lebih secara serial daripada paralel. lni berarti bahwa manusia .hanya melaksanakan satu tugas pengolahan informasi pada saat yang bersamaan. Sedang komputer dapat bekerja secara serial maupun paralel untuk ketiga opersi pokok. Salah satu pengolahan paralel komputer adalah menambah secara serentak semua pasangan "bit" dari dua "data word" komputer, Manusia menambah hanya sepasang "digit" pada saat yang sama secara serial dari kanan ke kiri.

Menangani Data Probabilistik

Para pengambil keputusan sering harus menangkap, mengolah, dan menilai kemungkinan (probabilities) hal-hal tak menentu. Ada bukti bahwa kemampuan manusia kurang sekali dalam intuisi statistik. Kekurangan ini menyolok karena sebuah sistem informasi/keputusan dapat dirancang untuk mengatasi hal ini. Beberapa kekurangan yang tampak dalam riset adalah:

1. Kurangnya pemahaman intuitif atas akibat ukuran percontoh terhadap penyimpangannya. 
2. Kurangnya kemampuan intuitif untuk mengenal hubungan (korelasi) dan hubungan sebab akibat
3. Cendrung mengambil kesimpulan dalam perkiraan kemungkinaan.

4. Kurangnya kemampuan memadukan informasi.

Strategi Pengolah Informasi

Manusia menerapkan strategi untuk mengatasi keterbatasannya sebagai pengolah informasi dan untuk meringankan otak dalam memadukan informasi. Beberapa diantaranya adalah konkretisasi serta pematokan dan penyesuaian (anchoring and adjustment).

Konsep konkretisasi adalah pengambil keputusan cenderung untuk menggunakan hanya informasi yang telah dimilikinya, dan dalam bentuk peragaannya. Akan terjadi kecenderungan untuk tidak mencari data yang tersimpan dalam ingatan atau untuk mengubah atau memanipulasi data yang telah disajikan. Karenanya informasi yang telah ada secara eksplisit mempunyai keunggulan atas data yang harus diperoleh atau dimanipulasi sebelum dipakai.

Gagasan pematokan dan penyesuaian adalah bahwa manusia cenderung mengambil kesimpulan dengan menetapkan sebuah titik patokan dan membuat penyesuaian berdasarkan titik ini. Ini merupakan gejala umum dan peranggaran, perencanaan dan penentuan harga. Penyesuaian cendrung tidak memadai bila menyangkut perkiraan probabilistik.

Kapasitas mausia dalam menerima masukkan dan menghasilkan tanggapan adalah terbatas. Bila sistem manusia sebagai sistem pengolah dibebani melampaui batas, tingkat tanggapannya akan berkurang. Misalkan seorang operator telepon, bila jumlah telepon masuk yang harus ditangani melebihi kemampuannya, maka prestasinya akan merosot di bawah tingkat tanggapan maksimum.

Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. Sebagian masukan dihambat dan dicegah agar tidak masuk pengolahan dalam filter atau saringan yang menghambatnya. Penyaringan ini biasanya berdasarkan kepada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat dari :

1.      Kerangka acuan individu

2.      Prosedur keputusan normal

3.      Keputusan dalam keadaan tertekan.

Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan mereka dsb. Prosedur keputusan mengidentifikasi data yang relevan dan kemungkinan menyediakan sebuah filter untuk menyaring faktor-faktor yang tidak perlu bagi keputusan. Mekanisme penyaringan dapat diubah melalui tekanan pengambilan keputusan.

Contoh :

Seorang supervisor pada sebuah divisi produksi, dalam keadaan krisis dan tertekan, akan memusatkan perhatian pada persoalan terpenting dan tidak akan menerima rangsangan yang menyangkut hal-hal kurang penting.

Penyaringan dapat mengurangi atau menghambat data yang tidak cocok dalam kerangka acuan yang telah ada.

Gambaran Kerangka Acuan untuk mengolah sebuah keputusan

Model Newell Simon tentang manusia sebagai pengolah informasi/keputusan

Allen Newell dan Herbert A Simon dari Carnegie-Mellon University telah mengajukan sebuah model mengenai pemecah persoalan manusia yang menggunakan analogi antara pengolahan komputer dan pengolahan informasi manusia. Hal ini bukan berarti bahwa manusia memecahkan persoalan seperti komputer, tetapi bahwa analogi sangat berguna untuk memahami pengolah informasi manusia, yang diaplikasikan dalam sebuah gambar sebagai berikut :

Gambaran Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia

Gambaran model umum sistem informasi komputer

2.      Kemampuan Komputer sebagai Pengolah Informasi

a.       Kemampuan Komputer dalam melakukan kecepatan pengolahan data

Satuan Detik	Kecepatan
Mili Detik	1 Ribu Operasi/detik
Mikro Detik	1 Juta Operasi/detik
Nano Detik	1 Milyar Operasi/detik
Pico Detik	1 Trilyun Operasi/detik

b.      Kemampuan Komputer dalam melakukan penyimpanan data/hasil pengolahan data

Satuan Memori	Kapasitas
1 Byte	8 Bit = 1 karakter, 1 huruf, 1 angka
1 KiloByte	1024 Byte = 1024*8 Bit
1 MegaByte	1024 KiloByte = 1024*1024*8 Bit
1 GigaByte	1024 MegaByte = (1024)3*8 Bit

SI Manajemen

BAB II

KONSEP INFORMASI

1.      Definisi Data dan Informasi

Data                   : bahan baku informasi

informasi           : hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian sehingga akan berguna untuk pengambilan keputusan.

      Transformasi data menjadi informasi :

Ket :

A : Data

B : Pengolahan

C : Penyimpanan Data

D : Informasi

2.      Penggunaan Data dan Informasi

Data : dapat berupa alphabet, angka, maupun symbol khusus seperti #, /dll

Ciri-ciri informasi :

1.      Benar/salah

Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama dengan yang benar.

2.      Baru

Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3.      Tambahan

Infromasi dapat diperbaharui / memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.

4.      Korektif

Infromasi dapat menjadi koreksi atas informasi yang salah atau palsu sebelumnya.

5.      Penegas

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.

3.      Siklus Informasi 

Gambar Siklus Informasi

      4.  Mutu Informasi

     Mutu informasi dapat dipandang dari 2 faktor :

1)      Kualitas informasi : bagaimana mutu informasi dipandang dari informasi yang dihasilkan.

Kualitas informasi tergantung dari 3 hal, yaitu :

a.       Akurat : informasi harus terbebas dari kesalahan, tidak bias/menyesatkan dan jelas mencerminkan maksudnya.

b.      Bentuk : kualitatif / kuantitatif, numerical / grafik, ringkas / rinci.

c.       Frekuensi : seberapa sering informasi dibutuhkan, dikumpulkan atau dihasilkan.

d.      Kelebarannya : ruang lingkup, meliputi berbagai bidang atau hanya satu bidang sajak

e.       Asal : informasi berasal dari dalam atau dari luar perusahaan / organisasi.

f.       Orientasi waktu : informasi dapat berorientasi pada masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.

g.      Tepat waktu : informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan.

h.      Relevan : informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.

i.        Lengkap : mengandung semua data – data yang penting yang dibutuhkan semua pengguna informasi.

j.        Ekonomis : informasi yang dihasilkan melalui proses yang ekonomis (segi biaya).

k.      Sederhana : informasi sebaiknya tidak terlalu kompleks, tidak bertele-tele sehingga memudahkan penentuan prioritas.

l.        Bisa dibuktikan : informasi harus dapat dibuktikan, dapat di cek kebenarannya.

2)  Nilai Informasi : bagaimana mutu informasi dipandang dari penerima informasi yaitu pihak manajemen dan user (pengguna) dari SIM tersebut.

Nilai informasi ditentukan oleh 2 hal yaitu :

a.       Biaya mendapatkannya

b.      Manfaat

Suatu informasi dikatakan bernilai, bila manfaatnya lebih besar daripada biaya mendapatkannya.

BAB X

IMPLEMENTASI SISTEM

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Definisi :

§  Implementasi adalah merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.

§  Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Implementasi Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang telah didesain kedalam bentuk pemograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan atau Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch system informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

1.    Perancangan Sistem Operasi

Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari system lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.

2.    Karakteristik Sistem

A.  Komponen Sistem (Components)

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

B.  Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

C.  Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

D.  Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

E.   Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

F.   Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

G.  Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

H.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

3.    Komponen Fisik Sistem Informasi:

1.    Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data.

2.    Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3.    Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4.    Prosedur: langkah-langkah penggunaan system.

5.    Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

-       Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator).

-       First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

-       Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-       Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

4.    Hubungan Pngelola Dengan Sistem Informasi

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen.
Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

-       Manajemen Level Atas : untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

-       Manejemen Level Menengah : untuk perencanaan taktis.

-       Manejemen Level Bawah : untuk perencanan dan pengawasan operasi

-       Operator : untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

5.    Siklus Pengembangan Sebuah Sistem Informasi

-       Analisis Sistem adalah menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk system informasi dan proses organisasi.

-       Perancangan Sistem adalah merancang output, input, struktur file, program, produser, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung system informasi.

-       Pembangunan dan Testing Sistem adalah membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung system dan melakukan testing secara akurat.

-       Implementasi Sistem adalah beralih dari system lama ke system baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

-       Operasi dan perawatan adalah mendukung operasi system informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

-       Evaluasi Sistem adalah mengevaluasi sejauh mana telah di bangun dan seberapa bagus system telah di operasikan.